Autor: Marie Jacobs
Erinnern Sie sich an die seltenen Momente, als Sie noch klein waren und es kam eine, an Sie adressierte Postkarte im Briefkasten an? – Welche Freude! Da erzählte eine Freundin oder ein Freund, dass es ihr oder ihm gut ging, dass die Sonne scheine und dass der Urlaub toll sei.
Heute schreiben wir kaum noch Postkarten. Wir schreiben E-Mails. Wir schreiben aber selten über unseren Urlaub, sondern in der Regel verfassen wir kurze Informationen, meist geschäftlicher Natur; zu oft unangemessen verfasst. Selten ist die Freude über eine E-Mail vergleichbar mit der Freude, die wir als Kind verspürten, wenn wir einmal im halben Jahr eine eigene Postkarte erhielten.
Wenn wir nun aber ein paar kleine Regeln im Umgang mit den Briefen, die keine Briefe sind, beachten, können wir vielleicht ein bisschen Freude beim Empfang zurückgewinnen.
1. Bevor eine Email geschrieben wird, sollte der Schreibanlass geprüft werden: ist die Email nicht wirklich wichtig, dass heißt hilft bzw. bereichert sie den Empfänger nicht, können die Minuten des Schreibens schlicht gespart werden.
2. Handelt es sich bei dem Schreibanlass um ein persönliches Thema, eine größere Bitte oder einen größeren Dank, ist der persönliche Kontakt (oder per Telefon) der Email vorzuziehen. Außerdem ist der persönliche Kontakt doch eigentlich viel schöner und viel unmissverständlicher.
3. Ist der Schreibanlass geprüft, und der Bedarf einer Email tatsächlich vorhanden, hat die Email es verdient eine entsprechende Betreffzeile zu bekommen. Diese sollte den Leser aufmerksam machen und ihn vorab informieren, um was es in der Email geht. Kürzel wie „Fwd:“ sollten gelöscht werden.
4. Jede Email beginnt mit einer angemessenen, ausformulierten, persönlichen Anrede.
5. Der Inhalt einer Email muss kurz gefasst und äußerst Verständlich sein. Eine Email ist kein philosophischer Text, bei dem der Leser mitdenken muss oder gar Fragen offenbleiben.
6. Sowohl die korrekte Schreibweise als auch die angemessene Wortwahl sind in geschäftlichen Emails unumgänglich. Ferner sind Smileys wie ;-) und Kürzel wie LOL, MFG, LG oder THX unangebracht.
7. Zu Zeiten des Briefverkehrs kam die Post einmal täglich, Emails erreichen den Posteingang 24 Stunden 7 Tage, das heißt aber auch, dass Emailempfänger 24 Stunden 7 Tage die Woche abgelenkt seien könnten. Also: in Kreativ- oder Intensivarbeitsphasen den Posteingang schließen!
8. Zwar sind Massenemails wie „Hat jemand den Locher gesehen?“ lustig, doch sind sie weder notwendig, noch betreffen sie das ganze Unternehmen. Wird auf kleinere Verteiler, eventuell dann auch thematisch geordnet mehrere, geachtet, bekommen erstens nicht mehr alles alles mit und zweitens wird nicht mehr jeder mit allem gestört.
9. Emails müssen nicht umgehend beantwortet werden. Ist der Inhalt zur Kenntnis genommen worden, kann frei entschieden werden, welche Relevanz die empfangene Email hat und zu welchem Zeitpunkt sie beantwortet sein muss, sofort ist es jedenfalls nicht immer.
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